1. Khái niệm quy chế quản lý tài sản:
Ngoài yếu tố con người, các chính sách phát triển doanh nghiệp thì việc nắm bắt, quản lý số lượng tài sản của doanh nghiệp cũng là một yếu tố quan trọng quyết định thành bại của doanh nghiệp.
Trong kinh doanh, tài sản của doanh nghiệp là những thứ mà một công ty sở hữu hoặc kiểm soát theo cách này hay cách khác. Tài sản doanh nghiệp được thể hiện dưới dạng vật chất như là các loại máy móc, thiết bị, nhà xưởng, hàng hóa, ô tô,… hoặc không thể hiện dưới dạng vật chất như là quyền sở hữu trí tuệ, bằng phát minh, sáng chế, nhãn hiệu,…
Quy chế quản lý tài sản được hiểu là những quy định do Doanh nghiệp tạo ra phục vụ cho việc quản lý tài sản trong nội bộ doanh nghiệp.
2. Các nội dung trong quy chế quản lý tài sản :
Lập kế hoạch, ngân sách và khỏa sát các đơn vị cung cấp hàng hóa: để việc mua sắm tài sản doanh nghiệp tiết kiệm, hiệu quả thì phải có kế hoạch rõ ràng, phù hợp sau đó thực hiện cân đối tài chính công ty và khảo sát các bên cung cấp nhằm đảm bảo cho sản phẩm khi đưa vào sử dụng hiệu quả.
Theo dõi và quản lý tài sản: đây là quá trình xuyên suốt và liên tục để đảm bảo rằng các tài sản của công ty vẫn được khai thác đúng và hiệu quả. Đồng thời tránh các trường hợp hư hỏng, mất mát tài sản.
Bảo trì và sửa chữa: đề tài sản được sự dụng tốt và kéo dài tuổi thọ thì phải định kỳ bảo trì và kịp thời sửa chữa. Mọ hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa hoặc thay thế phần hư hỏng tài sản phải được lập biên bản cẩn thận và chi tiết trong hồ sơ quản lý tài sản.
Đánh giá, kiểm kê tài sản: thường xuyên và đột xuất đánh giá, kiểm kê tài sản để nắm bắt tình hình tài sản công ty trong tình trạng như thế nào để có chính sách phù hợp cho các kế hoạch sau.
Sử dụng các phần mềm quản lý: trong thời đại hiện nay, việc sử dụng các phần mền là hết sức cần thiết bởi nó vừa giải phóng một phần sức lao động vừa tối ưu lưu trữ dữ liệu.
3. Quy trình xây dựng quy chế quản lý tài sản:
Bước 1: Công ty cần thiết lập một ban soạn thảo hoặc phân công cho một bộ phận nhất định để lên kế hoạch, soạn thảo, chỉnh sửa và chịu trách nhiệm cho việc đưa quy chế này áp dụng cho nội bộ công ty. Trong trường hợp Công ty thuê đơn vị ngoài công ty soạn thảo quy chế thì chỉ cần chỉ đạo, cung cấp các tài liệu cần thiết cho bên đó trong quá trình soạn thảo.
Bước 2: Bộ phận soạn thảo lên kế hoạch cho quy trình soạn thảo quy chế, tìm hiểu về các quy định của pháp luật, các chính sách của công ty, các nội dung cần có trong quy chế để đảm bảo quy chế sau khi xây dựng đúng quy định của pháp luật và phù hợp với Công ty của mình.
Bước 3: Sau bước tìm hiểu thì bộ phận soạn thảo quy chế bắt đầu soạn thảo quy chế. Trong trường hợp doanh nghiệp là một phần của một Tập đoàn hoặc là công ty con, quy chế quản lý tài chính cần phải phù hợp với công ty mẹ hoặc tập đoàn.
Bước 4: Sau khi hoàn thành quá trình soạn thảo quy chế quản lý, bộ phận soạn thảo trình Ban quản lý để xét duyệt. Nếu cần thiết có thể nhờ đến sự tư vấn của các chuyên gia hoặc công ty luật.
Bước 5: Trong quá trình sửa đổi và phê chuẩn, doanh nghiệp cần đặt ra thời hạn áp dụng, chỉ rõ các bộ phận có trách nhiệm thực hiện và các biện pháp xử lý khi vi phạm để bảo đảm tính tuân thủ.
