1. Nhãn hiệu đã được cấp văn bằng bảo hộ: Có cần sửa đổi không?
a) Trường hợp bắt buộc phải sửa đổi
Theo khoản 2 Điều 97 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi 2009, 2019, 2022), doanh nghiệp phải sửa đổi thông tin trên văn bằng bảo hộ nếu có sự thay đổi về tên, địa chỉ trụ sở hoặc thông tin liên quan đến chủ sở hữu nhãn hiệu do sáp nhập tỉnh thành dẫn đến thay đổi địa giới hành chính. Cụ thể, nếu địa chỉ trụ sở doanh nghiệp trên văn bằng bảo hộ không còn phù hợp với địa giới hành chính mới (ví dụ: tỉnh cũ bị sáp nhập thành tỉnh mới), doanh nghiệp bắt buộc phải nộp đơn sửa đổi để đảm bảo tính hợp lệ của văn bằng.
b) Trường hợp không bắt buộc nhưng nên thực hiện
Trong trường hợp địa chỉ trụ sở không thay đổi (vẫn nằm trong địa giới hành chính mới) nhưng tên tỉnh/thành trong văn bằng bảo hộ có thể gây nhầm lẫn hoặc không thống nhất với hệ thống hành chính mới, doanh nghiệp nên chủ động sửa đổi để đảm bảo tính nhất quán trong giao dịch thương mại và pháp lý. Điều này đặc biệt quan trọng khi nhãn hiệu được sử dụng trong các tài liệu quảng cáo, hợp đồng, hoặc hóa đơn điện tử. Theo Công văn 2444/SHTT-PCSS ngày 03/07/2025 của Cục Sở hữu trí tuệ, việc cập nhật địa chỉ chính thức giúp tránh rủi ro pháp lý trong việc bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ.
2. Khi nào cần làm đơn sửa đổi văn bằng bảo hộ?
a) Thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp
Nếu sáp nhập tỉnh thành dẫn đến thay đổi địa chỉ trụ sở (do thay đổi địa giới hành chính), doanh nghiệp phải nộp đơn sửa đổi văn bằng bảo hộ theo khoản 2 Điều 97 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi 2022). Điều này đảm bảo thông tin trên văn bằng khớp với Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và cơ sở dữ liệu quốc gia về doanh nghiệp.
b) Thay đổi tên tỉnh/thành trong văn bằng
Khi tên tỉnh/thành trên văn bằng không còn phù hợp do sáp nhập (ví dụ: tỉnh cũ bị giải thể và sáp nhập vào tỉnh mới), doanh nghiệp cần nộp đơn sửa đổi để cập nhật tên tỉnh/thành theo danh mục địa giới hành chính mới, theo Nghị định 65/2023/NĐ-CP và Thông tư 23/2023/TT-BKHCN.
c) Quy trình và hồ sơ cần nộp
- Quy trình: Theo Điều 24 Thông tư 23/2023/TT-BKHCN, quy trình sửa đổi văn bằng bảo hộ bao gồm:
-
- Nộp đơn yêu cầu sửa đổi tại Cục Sở hữu trí tuệ (trực tiếp, qua bưu điện, hoặc trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia).
- Cục Sở hữu trí tuệ thẩm định hình thức đơn trong 1 tháng.
- Nếu đơn hợp lệ, Cục ra quyết định sửa đổi và cập nhật vào Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp, công bố trên Công báo sở hữu công nghiệp trong 2 tháng.
- Hồ sơ cần nộp: Theo Phụ lục II Nghị định 65/2023/NĐ-CP, hồ sơ gồm:
-
- Tờ khai yêu cầu sửa đổi đơn đăng ký sở hữu công nghiệp (mẫu 04).
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã cập nhật địa chỉ mới.
- Văn bằng bảo hộ gốc hoặc bản sao chứng thực.
- Giấy ủy quyền (nếu nộp qua đại diện).
- Chứng từ nộp lệ phí.
3. Ảnh hưởng tới địa chỉ giao nhận thông báo từ Cục Sở hữu Trí tuệ
a) Rủi ro thất lạc thông báo
Sau sáp nhập tỉnh thành, nếu địa chỉ giao nhận thông báo trên văn bằng bảo hộ không được cập nhật, doanh nghiệp có nguy cơ không nhận được các thông báo quan trọng từ Cục Sở hữu trí tuệ (ví dụ: thông báo gia hạn, phản đối nhãn hiệu). Theo Công văn 2444/SHTT-PCSS, việc không cập nhật địa chỉ có thể dẫn đến thất lạc thông báo, ảnh hưởng đến quyền lợi pháp lý của doanh nghiệp.
b) Cách cập nhật địa chỉ nhận thông báo
- Doanh nghiệp nộp đơn yêu cầu sửa đổi thông tin liên lạc theo mẫu 04 Phụ lục II Nghị định 65/2023/NĐ-CP, kèm theo thông tin địa chỉ mới và chứng từ nộp lệ phí.
- Có thể sử dụng Cổng Dịch vụ công trực tuyến của Cục Sở hữu trí tuệ để cập nhật nhanh chóng, theo Nghị định 65/2023/NĐ-CP.
c) Khuyến nghị để đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt
- Đăng ký tài khoản trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia để nhận thông báo điện tử, theo khoản 4 Điều 40 Nghị định 69/2024/NĐ-CP.
- Chỉ định một tổ chức đại diện sở hữu trí tuệ để quản lý thông báo và thủ tục, theo Điều 89 Luật Sở hữu trí tuệ 2005.
- Thường xuyên kiểm tra email và địa chỉ giao nhận đã đăng ký với Cục Sở hữu trí tuệ.
4. Thủ tục sửa đổi thông tin nhãn hiệu tại Cục SHTT
a) Các bước thực hiện
Theo Điều 24 Thông tư 23/2023/TT-BKHCN, các bước bao gồm:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ sửa đổi theo mẫu quy định.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại một trong các điểm tiếp nhận của Cục Sở hữu trí tuệ:
- Trụ sở chính: 386 Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, Hà Nội.
- Văn phòng đại diện TP.HCM: Lầu 7, tòa nhà Hà Phan, 17/19 Tôn Thất Tùng, quận 1.
- Văn phòng đại diện Đà Nẵng: Tầng 3, 135 Minh Mạng, quận Ngũ Hành Sơn.
Bước 3: Cục thẩm định hình thức trong 1 tháng; nếu hợp lệ, ra quyết định sửa đổi và công bố trên Công báo sở hữu công nghiệp.
b) Lệ phí và thời gian xử lý
- Lệ phí: Theo Thông tư 29/2009/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 68/2025/TT-BTC), lệ phí sửa đổi đơn là 160.000 VNĐ và lệ phí công bố là 120.000 VNĐ.
- Thời gian xử lý:
-
- Thẩm định hình thức: 1 tháng từ ngày nộp đơn.
- Công bố sửa đổi: 2 tháng từ ngày ra quyết định.
- Tổng thời gian: Khoảng 3-4 tháng, có thể kéo dài nếu cần bổ sung hồ sơ, theo khoản 4 Điều 119 Luật Sở hữu trí tuệ.
c) Mẫu đơn và nơi nộp
-
- Mẫu đơn: Tờ khai sửa đổi (mẫu 04, Phụ lục II Nghị định 65/2023/NĐ-CP).
- Nơi nộp: Trực tiếp tại Cục Sở hữu trí tuệ, qua bưu điện, hoặc trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (dichvucong.gov.vn).
5. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển tiếp
a) Theo dõi thông báo chính thức từ cơ quan nhà nước
Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra thông báo từ Cục Sở hữu trí tuệ và Tổng cục Thuế trên cổng thông tin điện tử (ipvietnam.gov.vn, gdt.gov.vn) để cập nhật danh mục địa giới hành chính mới và các hướng dẫn liên quan, theo Nghị quyết 204/2025/QH15 và Công văn 2444/SHTT-PCSS.
b) Chủ động rà soát toàn bộ danh mục sở hữu trí tuệ
- Doanh nghiệp nên tra cứu nhãn hiệu trên cơ sở dữ liệu của Cục Sở hữu trí tuệ để xác minh thông tin hiện tại của nhãn hiệu, theo Điều 105 Luật Sở hữu trí tuệ.
- Rà soát các tài liệu liên quan (hóa đơn, hợp đồng, quảng cáo) để đảm bảo thông tin nhãn hiệu thống nhất với địa chỉ mới.
6. Tổng đài tư vấn pháp luật qua điện thoại
Nếu quý khách hàng còn có thắc mắc hay câu hỏi nào cần được tư vấn từ luật sư. Quý khách vui lòng liên hệ vào số Hotline 0978 333 379 để được luật sư tư vấn. Trân trọng cảm ơn!
