Mỗi Công ty đều được xem như một quốc gia thu nhỏ, để Công ty ngày càng phát triển theo đúng quy luật, quy định của pháp luật thì cần phải ban hành ra các nội quy, quy chế nhằm cho các cấp quản lý đến toàn bộ cán bộ công nhân viên phải tuân theo các quy định do Công ty ban hành và phù hợp với quy định của pháp luật.
1. Khái niệm:
Quy chế quản lý tài chính công ty là hệ thống các quy định do công ty thiết lập phục vụ cho hoạt động quản lý tài chính nội bộ doanh nghiệp về tài chính, kế toán, quán lý nguồn vốn công ty nhằm đồng nhất hoạt động giữa tài chính và kế toán để mang lại một cơ cấu hoạt động trơn tru, nhịp nhàng.
Bản chất của quy chế quản lý tài chính là lập kế hoạch thu chi và quản lý, hoạt định nguồn vốn của doanh nghiệp.
Để xây dựng thành công một quy chế quản trị tài chính Công ty thì phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
• Thứ nhất, trong luật Thuế quy định những khoản chi tiêu bắt buộc phải có. Doanh nghiệp cần tuân thủ tuyệt đối theo quy định đó thật sự đầy đủ và chính xác, kể cả những khoản chi tiêu vô cùng nhỏ như tiền ăn nhân viên,…
• Thứ hai, quy chế tài chính cần sự trung thực. Những nguồn chi ra và thu vào cần phải đồng nhất với những giấy tờ khác của doanh nghiệp.
• Thứ ba, quy chế tài chính cần bổ sung thêm những quy chế về các hồ sơ không khớp của trường hợp đặc biệt. Trong tình huống gấp, những quyết định ngoại lệ phải được trình cấp trên phê duyệt.
• Thứ tư, quy chế của doanh nghiệp cần bắt kịp sự thay đổi của luật thuế quốc gia. Khi luật được Nhà nước bổ sung sửa đổi, quy chế tài chính cũng cần phải thay đổi theo bối cảnh kinh doanh khi đó. Thêm vào đó, khi thay đổi cần lưu trữ bộ quy chế cũ và mới cần được lưu trữ để có thể giải trình cho cơ quan chức năng trong những trường hợp cần thiết.
2. Các bước xây dựng quy chế quản lý tài chính công ty
Bước 1: Công ty cần thiết lập một ban soạn thảo hoặc phân công cho một bộ phận nhất định để lên kế hoạch, soạn thảo, chỉnh sửa và chịu trách nhiệm cho việc đưa quy chế này áp dụng cho nội bộ công ty. Trong trường hợp Công ty thuê đơn vị ngoài công ty soạn thảo quy chế thì chỉ cần chỉ đạo, cung cấp các tài liệu cần thiết cho bên đó trong quá trình soạn thảo.
Bước 2: Bộ phận soạn thảo lên kế hoạch cho quy trình soạn thảo quy chế, tìm hiểu về các quy định của pháp luật, các chính sách tài chính của công ty, các nội dung cần có trong quy chế để đảm bảo quy chế sau khi xây dựng đúng quy định của pháp luật và phù hợp với Công ty của mình.
Bước 3: Sau bước tìm hiểu thì bộ phận soạn thảo quy chế bắt đầu soạn thảo quy chế. Trong trường hợp doanh nghiệp là một phần của một Tập đoàn hoặc là công ty con, quy chế quản lý tài chính cần phải phù hợp với công ty mẹ hoặc tập đoàn.
Bước 4: Sau khi hoàn thành quá trình soạn thảo quy chế quản lý, bộ phận soạn thảo trình Ban quản lý để xét duyệt. Nếu cần thiết có thể nhờ đến sự tư vấn của các chuyên gia hoặc công ty luật.
Bước 5: Trong quá trình sửa đổi và phê chuẩn, doanh nghiệp cần đặt ra thời hạn áp dụng, chỉ rõ các bộ phận có trách nhiệm thực hiện và các biện pháp xử lý khi vi phạm để bảo đảm tính tuân thủ.
3. Vai trò của Quy chế quản trị nội bộ doanh nghiệp:
Mỗi công ty có những quy định quản lý khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố, nhưng tựu chung lại đều nhằm mục đích đảm bảo việc quản lý tài chính công ty đúng, đủ, hiệu quả.
Đảm bảo sự thống nhất trong quy định, quản lý, phân cấp, phận nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận, cá nhân trong việc quản lý tài chính công ty
Giúp chủ doanh nghiệp có cơ chế giám sát, kiểm tra, đánh giá hoạt động quản lý thu chi, nguồn vốn của công ty. Dễ dàng năm bắt được tình hình quỹ tài chính, từ đó có các chính sách, định hướng phù hợp cho hoạt động đầu tư phát triển của công ty.
Nhiệm vụ của quy chế tài chính ở đây là đưa những bộ phận của công ty vào khuôn khổ hoạt động chung. Hơn nữa, để đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp cũng như là nhân viên, những quy chế về lao động được đề ra. Nhờ vậy, hoạt động thu, chi mới trở nên nhịp nhàng. Từ đó, hoạt động kinh doanh mới có thể diễn ra hiệu quả.
