1. Tính pháp lý của con dấu và chữ ký số:
Căn cứ Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về con dấu doanh nghiệp như sau:
– Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
– Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
– Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Căn cứ theo Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định giá trị pháp lý của chữ ký số như sau:
– Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
– Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP
– Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Chương V Nghị định này có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.
Theo đó, trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức mà được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số thì yêu cầu đó vẫn được xem là đáp ứng.
2. Xây dựng quy chế quản lý và sử dụng con dấu và chữ ký số:
Từ những quy định của pháp luật nêu trên cho thấy mỗi Doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều cần sử dụng con dấu và chữ ký số trong các giao dịch cũng như việc ban hành các giấy tờ. Vì vậy, các Doanh nghiệp cần trang bị cho mình các Quy chế liên quan đến quản lý và sử dụng con dấu.
Việc xây dựng Quy chế này nhằm đảm bảo thực hiện theo đúng quy định của pháp luật, xây dựng quy trình làm viết thống nhất, phân công phân nhiệm rõ ràng.
Những nội dung cần có trong quy chế quản lý và sử dụng con dấu
- Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu
- Những hành vi nghiêm cấm trong quản lý con dấu
- Quy đinh về con dấu công ty
- Phân công người quản lý và sử dụng con dấu; quyền và nghĩa vụ con dấu
- Các trường hợp sử dụng con dấu
- Xử lý vi phạm trong xây dựng và quản lý con dấu
Những nội dung cần có trong quy chế quản lý và sử dụng chữ ký số
- Nguyên tắc quản lý và sử dụng chữ ký số
- Những hành vi nghiêm cấm trong quản lý và sử dụng chữ ký số
- Phương thức ký, nơi ký chữ ký số
- Phân công người quản lý và sử dụng chữ ký số; quyền và nghĩa vụ chữ ký số
- Các trường hợp sử dụng chữ ký số
- Xử lý vi phạm trong xây dựng và quản lý chữ ký số
Việc xây dựng quy chế và áp dụng quy chế phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật. Doanh nghiệp có thể tự mình hoặc thuê các đơn vị có chuyên môn để tư vấn và soạn thảo quy chế quản lý và sử dụng doanh nghiệp.
