1. Khái niệm:
Theo ông Hans-Joachim Roderteld, Tổng giám đốc Tổ chức chứng nhận TYVRheinland tại Việt Nam cho biết: “Bảo mật thông tin là duy trì tính bảo mật, tính trọn vẹn và tính sẵn sàng của thông tin. Bảo mật nghĩa là đảm bảo thông tin chỉ được tiếp cận bởi những người được cấp quyền tương ứng. tính trọn vẹn là bảo vệ sự chính xác, hoàn chỉnh của thông tin và thông tin chỉ được thay đổi bởi những người được cấp quyền. Tính sẵn sàng của thông tin là những người được quyền sử dụng có thể truy xuất thông tin khi họ cần”
Trong quá trình xây dựng và phát triển Công ty thì chủ sỡ hữu công tin cần phải tạo cho mình những bí mật kinh doanh, những dữ liệu thông tin nội bộ mà không thể tiết lộ cho bên ngoài nhằm tạo lợi thế kinh doanh, cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường. Vì vậy, việc bảo mật thông tin này vô cùng quan trọng, ảnh hướng đến sự thành bại của cả một công ty.
Ngoài ra, khi ký kết hợp đồng lao động với người lao động thì chủ Doanh nghiệp cần đưa vào hợp đồng lao động các điều khoản NDA nhằm ghi nhận sự thảo thuận giữa hai bên về việc bảo mật thông tin cho doanh nghiệp của mình.
2. Các nội dung cần có trong quy chế bảo mật thông tin nội bộ
– Thứ nhất, quy định về khái niệm bảo mật thông tin nội bộ doanh nghiệp. Tùy vào mỗi tình hình thực tế, ngành nghề hoạt động, quy mô của mỗi Doanh nghiệp để đưa ra khái niệm phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Khái niệm này phải giới hạn được đâu là thông tin cần được bảo mật, đâu là thông tin có thể chia sẽ rộng rãi để người lao động nắm bắt được quy định.
– Thứ hai, phải đưa vào các quy định về nguyên tắc, mục đích của quy chế và vai trò của nhà quản lý, người lao động, người trực tiếp quản lý thông tin nội bộ của quy chế này để mọi người trong công ty ý thức được trách nhiệm của mình đối với quy chế.
– Thứ ba, quy định về các loại thông tin cần được bảo mật như Thông tin nhân viên, khách hàng, đối tác; Thông tin về tình trạnh kinh doanh, tài chính doanh nghiệp; Thông tin về chiến lược, chính sách, sản phẩm sắp ra mắt; Thông tin sở hữu trí tuệ, bó mậy kinh doanh của doanh nghiệp;…
– Thứ tư, hình thức xử lý các hành vi xâm phạm, cắt xén, đăng tải hay lan truyền các thông tin nội bộ của doanh nghiệp cần được bảo mật.
– Thứ 5, cơ chế báo cáo, phôi hợp trong nội bộ công ty liên quan đến quy chế này.
3. Các bước xây dựng quy chế bảo mật thông tin nội bộ
Bước 1: Công ty cần thiết lập một ban soạn thảo hoặc phân công cho một bộ phận nhất định để lên kế hoạch, soạn thảo, chỉnh sửa và chịu trách nhiệm cho việc đưa quy chế này áp dụng cho nội bộ công ty. Trong trường hợp Công ty thuê đơn vị ngoài công ty soạn thảo quy chế thì chỉ cần đưa ra các yêu cầu, cung cấp các tài liệu cần thiết cho bên đó trong quá trình soạn thảo.
Bước 2: Bộ phận soạn thảo lên kế hoạch cho quy trình soạn thảo quy chế, tìm hiểu về các quy định của pháp luật, các chính sách bảo mật của công ty, các nội dung cần có trong quy chế để đảm bảo quy chế sau khi xây dựng đúng quy định của pháp luật và phù hợp với Công ty của mình.
Bước 3: Sau bước tìm hiểu thì bộ phận soạn thảo quy chế bắt đầu soạn thảo quy chế. Trong trường hợp doanh nghiệp là một phần của một Tập đoàn hoặc là công ty con, quy chế bảo mật thông tin nội bộ cần phải phù hợp với công ty mẹ hoặc tập đoàn.
Bước 4: Sau khi hoàn thành quá trình soạn thảo quy chế quản lý, bộ phận soạn thảo trình Ban quản lý để xét duyệt. Nếu cần thiết có thể nhờ đến sự tư vấn của các chuyên gia hoặc công ty luật để ra soát, thẩm định nội dung quy chế.
Bước 5: Trong quá trình sửa đổi và phê chuẩn, doanh nghiệp cần đặt ra thời hạn áp dụng, chỉ rõ các bộ phận có trách nhiệm thực hiện và các biện pháp xử lý khi vi phạm để bảo đảm tính tuân thủ.
4. Tư vấn xây dựng, rà soát Quy chế bảo mật thông tin nội bộ doanh nghiệp
Mọi thắc mắc hoặc có nhu cầu tư vấn, nhờ hỗ trợ pháp lý liên quan đến Quy chế, xin mời quý khách liên hệ với Hãng luật Bigboss Law theo các phương thức sau đây:
– Tên công ty: Công ty Luật TNHH Hãng Luật Bigboss Law;
– Địa chỉ: 25 đường GS01, Khu phố Tây B, phường Đông Hòa, thành phố Dĩ An, tỉnh Bình Dương;
– Email: info@bigbosslaw.com;
– Điện thoại: 0978333379.
