1. Cơ sở pháp lý về hợp đồng điện tử.
Hợp đồng điện tử tại Việt Nam được điều chỉnh bởi một số văn bản pháp luật chính, bao gồm:
- Luật Giao dịch điện tử 2023 (có hiệu lực từ 01/07/2024):
-
- Khoản 16, Điều 3: định nghĩa hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, tức là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử (email, fax, chứng từ điện tử, v.v.).
- Điều 35: quy định việc giao kết hợp đồng điện tử thông qua thông điệp dữ liệu, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.
- Bộ luật Dân sự 2015:
-
- Điều 401 quy định hợp đồng được giao kết hợp pháp có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc pháp luật quy định khác.
- Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử:
-
- Điều 9 quy định các điều kiện để hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy, bao gồm tính toàn vẹn và khả năng truy cập thông tin.
- Nghị định 130/2018/NĐ-CP về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số
-
- Quy định các điều kiện để chữ ký số có giá trị pháp lý, như được tạo trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và được kiểm tra bằng khóa công khai.
- Khoản 1, Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 (đối với hợp đồng lao động điện tử) công nhận hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản
- Nghị định 23/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, yêu cầu doanh nghiệp và cá nhân cập nhật quy trình ký kết để đảm bảo hiệu lực pháp lý.
2. Giá trị pháp lý so với hợp đồng giấy.
Căn cứ Điều 34, Luật Giao dịch điện tử 2005 (vẫn có hiệu lực và được kế thừa trong Luật 2023) thì giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì nó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu
Đồng thời, Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 có quy định hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản
Để hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật Việt Nam, cần đảm bảo hai điều kiện:
- Tính toàn vẹn của thông tin: Thông tin trong hợp đồng phải còn nguyên vẹn, không bị chỉnh sửa hay thay đổi, ngoại trừ những thay đổi về hình thức trong quá trình lưu trữ, hiển thị, và trao đổi chứng từ điện tử.
- Khả năng truy cập thông tin: Thông tin trong hợp đồng điện tử phải có thể truy cập và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Việc sửa đổi hợp đồng chỉ được thực hiện sau khi hợp đồng đã có hiệu lực và có sự đồng ý của các bên liên quan.
Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý được quy định tại Khoản 1, Điều 9 Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử:
“1. Chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại có giá trị pháp lý như bản gốc nếu đáp ứng cả hai điều kiện sau:
a) Có sự bảo đảm đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong chứng từ điện tử từ thời điểm thông tin được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng chứng từ điện tử;
b) Thông tin chứa trong chứng từ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.”
So với hợp đồng giấy, hợp đồng điện tử có ưu điểm vượt trội như tiết kiệm chi phí, thời gian, tối ưu lưu trữ, và hỗ trợ chuyển đổi số. Tuy nhiên, hợp đồng điện tử bị hạn chế trong một số lĩnh vực như bất động sản, hôn nhân, thừa kế, khai sinh, khai tử, hối phiếu, hoặc các giấy tờ có giá, nơi pháp luật yêu cầu hợp đồng giấy.
3. Rủi ro thường gặp: giả mạo chữ ký, tranh chấp nội dung, lưu trữ dữ liệu.
a) Giả mạo chữ ký
Sử dụng chữ ký số giả mạo hoặc chữ ký scan/hình ảnh không được pháp luật công nhận, dẫn đến tranh chấp về tính xác thực của hợp đồng. Hợp đồng có thể bị coi là không hợp lệ, gây mất quyền lợi pháp lý. Ví dụ, chữ ký scan hoặc chữ ký hình ảnh chưa được quy định rõ ràng trong pháp luật, nên tính pháp lý phụ thuộc vào quyết định của tòa án.
b) Tranh chấp nội dung
Bên cạnh đó, hợp đồng lao động điện tử còn có rủi ro: thiếu dấu thời gian (timestamp) hoặc nội dung hợp đồng bị chỉnh sửa sau khi ký, gây khó khăn trong việc xác minh thời điểm giao kết hoặc nội dung gốc. Điều đó dẫn đến tranh chấp về thời điểm ký (ký lùi ngày) hoặc nội dung hợp đồng có thể kéo dài quá trình giải quyết tại tòa án, ảnh hưởng đến quyền lợi các bên.
c) Lưu trữ dữ liệu
Việc mất dữ liệu do tấn công mạng, lỗi hệ thống, hoặc không đảm bảo khả năng truy cập lâu dài khi thực hiện hợp đồng lao động điện tử là không thể tránh khỏi. Việc này dẫn đến không thể cung cấp bằng chứng hợp đồng khi xảy ra tranh chấp, dẫn đến nguy cơ mất quyền lợi pháp lý.
4. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử
Căn cứ theo quy định tại Điều 35, Luật Giao dịch điện tử 2023 về giao kết hợp đồng điện tử như sau:
“Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng điện tử.
Đề nghị giao kết và chấp nhận giao kết hợp đồng điện tử được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.”
Quy trình giao kết hợp đồng điện tử được thực hiện theo 3 bước cơ bản dưới đây:
Bước 1: Thiết lập đề nghị giao kết hợp đồng điện tử
Để thiết lập đề nghị giao kết hợp đồng điện tử, bên đề nghị giao kết cần thực hiện các công việc sau:
– Đăng nhập hệ thống hợp đồng điện tử đã được cài đặt trên thiết bị điện tử như máy tính, laptop, điện thoại thông minh…
– Thực hiện tạo lập hợp đồng: Bên đề nghị giao kết cung cấp đầy đủ các thông tin về hàng hóa, dịch vụ, giá thành, thanh toán, các điều khoản chính sách, quyền và nghĩa vụ các bên… dựa trên thỏa thuận của các bên.
– Tạo lập luồng ký: Bên đề nghị giao kết tiến hành tạo lập luồng ký gồm: yêu cầu ký, vị trí ký, chủ thể ký… để xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng điện tử.
– Ký số: Bên đề nghị giao kết ký số vào các vị trí của mình để xác minh và bảo mật nội dung hợp đồng.
– Gửi hợp đồng điện tử cho bên được đề nghị: Bên được đề nghị giao kết hợp đồng sẽ tiến hành kiểm tra lại các thông tin trong hợp đồng với các thỏa thuận trước đó xem đã đúng hay chưa rồi mới tiến hành ký kết.
Bước 2: Bên được đề nghị xác nhận nội dung và phản hồi đề nghị giao kết
Sau khi nhận được hợp đồng của bên đề nghị giao kết qua email, bên được đề nghị giao kết cần truy cập trực tiếp vào đường link hợp đồng điện tử để kiểm tra các điều khoản, nội dung trong hợp đồng.
+ Nếu đồng ý với các điều khoản trong hợp đồng thì tiến hành xác nhận việc giao kết hợp đồng bằng cách ký số hợp đồng điện tử
+ Nếu không đồng ý với các điều khoản trong hợp đồng thì không thực hiện ký số mà sẽ gửi đề nghị chỉnh sửa hợp đồng cho bên đề nghị giao kết.
Những yêu cầu chỉnh sửa hợp đồng điện tử sẽ được ghi nhận và thông báo đến bên đề nghị giao kết thông qua hệ thống điện tử, đảm bảo các bên kiểm soát được nội dung đã sửa đổi so với bản gốc ban đầu.
Bước 3: Hoàn tất giao kết và thực hiện hợp đồng
Cuối cùng, sau khi thống nhất tất cả các nội dung trong hợp đồng điện tử thì bên được đề nghị giao kết hợp đồng sẽ tiến hành ký số. Hệ thống sẽ có thông báo hợp đồng điện tử được thiết lập thành công, hoàn tất việc ký kết hợp đồng giữa các bên tham gia.
Hợp đồng điện tử được mã hóa thông tin và lưu trữ trên phương tiện điện tử, giúp bảo mật thông tin, tránh thất lạc và tìm kiếm dễ dàng.
5. Tổng đài tư vấn pháp luật qua điện thoại.
Nếu quý khách hàng còn có thắc mắc hay câu hỏi nào cần được tư vấn từ luật sư. Quý khách vui lòng liên hệ vào số Hotline 0978 333 379 để được luật sư tư vấn. Trân trọng cảm ơn!
