Một trong những quy chế không thể thiếu khi xây dựng bộ quy chế doanh nghiệp đó là quy chế quản lý hợp đồng. Bởi lẽ việc quản lý hợp đồng không chỉ mà việc cất giữ nó ở đâu mà còn là việc bảo toàn hợp đồng, bảo vệ các giá trị pháp lý, các nội dung có trong hợp đồng, cam kết thực hiện đung có trong hợp đồng đã ký của Công ty.
1. Tầm quan trong của Quy chế quản lý hợp đồng:
Quy chế quản lý hợp đồng là tập hợp các quy định của Doanh nghiệp liên quan đến việc quản lý công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ. đồng thời quy định việc thống kê, sắp xếp, lưu trữ, quy trình và trách nhiệm của người quản lý hợp đồng.
Dù là doanh nghiệp ở bất cứ lĩnh vực nào, quy mô hớn hay nhỏ thì cũng cần trang bị cho mình quy chế quản lý hợp đồng. Hoặc ít nhất cũng phải ghi nhận các quy định này ở Quy chế quản lý công ty.
Hợp đồng là một phạm trù gắn liền với hoạt đồng và sự phát triển của Công ty. Nó bao gồm hợp đồng lao động, Hợp đồng kinh doanh, Hợp đồng với các bên cung ứng dịch vụ,….Ở bất cứ khía cạnh nào thì cũng gắn liền với các hợp đồng khác nhau. Vì vậy việc quản lý hợp đồng như thế nào để khi cần sử dụng đến có thể nhanh chóng, thuận tiện tìm kiếm và phục vụ cho Công ty khi cần thiết là một điều hết sức quan trọng
2. Các nội dung chính cần có khi soạn thảo Quy chế quản lý hợp đồng:
– Quy định bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm trong quản lý hợp đồng: tùy vào cơ cấu của mỗi công ty khác nhau thì có các phòng ban khác nhau trong việc quản lý hợp đồng. Tuy nhiên, thông thường thì bộ phận văn thư, bộ phận kế toán hay bộ phận hành chính sẽ là các bộ phận chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng. Việc quy định này giúp cho việc quản lý dễ dàng hợp, có một cơ quan đầy mối giúp việc kiểm soát hợp đồng thuận tiện và có trách nhiệm trong việc quản lý hợp đồng.
– Xây dựng quy trình quản lý hợp đồng, từ giai đoạn soạn thảo, ký kết hợp đồng; phân loại, lưu trữ các loại hợp đồng, giấy tờ liên quan; quản lý bổ sung thông tin, gia hạn của hợp đồng; Báo cáo tình hình hợp đồng; kết thúc thực hiện hợp đồng; niêm yết các hợp đồng đã hoàn thành. Khi quy định quy trình rõ ràng, đầy đủ giúp cho việc quản lý hợp đồng diễn ra trơn tru, thống nhất và đúng quy định.
– Các chế tài xử lý khi vi phạm quy chế. Đây là nội dung không thể thiếu khi xây dựng quy chế, vì phải có chế tài rõ ràng nhằm thể hiện sự nghiêm khắc, răn re đối với các đối tượng xấu lợi dụng chức vụ, quyền hạn gây ra các hành vi không đúng, nhằm tư lợi làm cho công ty bị thiệt hại
– Sự phối hợp trong quy chế là nội dung cần có, bởi mỗi một người lao động đều phải có trách nhiệm phối hợp, cùng nhau trong việc quản lý hợp đồng. Bởi đây là trách nhiệm của toàn thể công ty.
3. Vai trò của Quy chế quản lý hợp đồng:
