Quyền biểu quyết của chủ sở hữu căn hộ tại Hội nghị nhà chung cư

Hội nghị nhà chung cư là cơ chế tự quản quan trọng, nơi cư dân và chủ sở hữu căn hộ trực tiếp tham gia quyết định các vấn đề liên quan đến quản lý, vận hành và sử dụng nhà chung cư. Hội nghị xem xét và quyết định các nội dung như bầu hoặc miễn nhiệm Ban quản trị, quy chế hoạt động, quyết định việc sử dụng kinh phí bảo trì hay lựa chọn đơn vị quản lý vận hành. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít tranh chấp phát sinh do các chủ sở hữu chưa hiểu rõ quyền biểu quyết của mình, dẫn đến khiếu nại về tính hợp lệ của nghị quyết hội nghị hoặc kết quả biểu quyết. Việc xác định ai có quyền biểu quyết, mỗi căn hộ được tính số phiếu như thế nào, trường hợp đồng sở hữu hoặc ủy quyền tham dự hội nghị được xử lý ra sao là những vấn đề thường xuyên gây nhiều vướng mắc. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ các quy định pháp luật liên quan, giúp cư dân hiểu đúng và thực hiện đầy đủ quyền của mình trong quá trình tham gia Hội nghị nhà chung cư.

1. Hội nghị nhà chung cư là gì?

Căn cứ vào Điều 14 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư, ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD (có hiệu lực từ ngày 01/08/2024), Hội nghị nhà chung cư được quy định cụ thể như sau:

“Điều 14. Hội nghị nhà chung cư

1. Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì Hội nghị nhà chung cư là hội nghị của chủ sở hữu nhà chung cư và người sử dụng nhà chung cư.

2. Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì Hội nghị nhà chung cư là hội nghị của các chủ sở hữu hoặc người sử dụng nếu chủ sở hữu không tham dự và có văn bản ủy quyền có chữ ký xác nhận của chủ sở hữu này (bao gồm cả trường hợp đã nhận bàn giao căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư nhưng chưa thanh toán hết tiền cho chủ đầu tư, trừ trường hợp thuộc diện chấm dứt hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ).

3. Hội nghị nhà chung cư có quyền quyết định các nội dung liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư theo quy định tại khoản 3 hoặc khoản 4 Điều 145 của Luật Nhà ở và quy định tại Quy chế này. Các quyết định của Hội nghị nhà chung cư phải lập thành biên bản có chữ ký của các thành viên chủ trì hội nghị và thư ký Hội nghị nhà chung cư.”

Như vậy có thể khái quát lại Hội nghị nhà chung cư là Hội nghị của đại diện chủ sở hữu nhà chung cư và người sử dụng trực tiếp nhà chung cư, quyết định những công việc liên quan đến hoạt động quản lý, sử dụng nhà ở chung cư theo quy định của pháp luật.

2. Khi nào tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu

Căn cứ vào Điều 15 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư, ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD, quy định về tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu được quy định như sau:

“Điều 15. Hội nghị nhà chung cư lần đầu

1. Điều kiện để tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu được quy định như sau:

a) Hội nghị của tòa nhà chung cư phải được tổ chức trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày nhà chung cư đó được bàn giao đưa vào sử dụng và có tối thiểu 50% số căn hộ đã được bàn giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán, không cho thuê mua hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua); trường hợp quá thời hạn quy định tại điểm này mà tòa nhà chung cư chưa có đủ 50% số căn hộ được bàn giao thì Hội nghị nhà chung cư được tổ chức sau khi có đủ 50% số căn hộ được bàn giao;

b) Hội nghị của cụm nhà chung cư được tổ chức khi có tối thiểu 50% số căn hộ của mỗi tòa nhà trong cụm đã được bàn giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán, không cho thuê mua hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua) và có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ của từng tòa nhà đã nhận bàn giao đưa vào sử dụng đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư.

2. Điều kiện về số lượng người tham dự cuộc họp Hội nghị nhà chung cư lần đầu được quy định như sau:

a) Đối với Hội nghị của tòa nhà chung cư thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự theo hình thức quy định tại khoản 2 Điều 145 của Luật Nhà ở. Trường hợp không đủ số người tham dự quy định tại điểm này thì trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày tổ chức họp hội nghị được ghi trong thông báo mời họp, chủ đầu tư hoặc đại diện chủ sở hữu căn hộ có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư tổ chức Hội nghị nhà chung cư;

b) Đối với Hội nghị của cụm nhà chung cư thì phải đảm bảo số lượng đại diện chủ sở hữu đã đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này tham dự theo hình thức quy định tại khoản 2 Điều 145 của Luật Nhà ở; trường hợp không đủ số người tham dự theo quy định thì trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày tổ chức họp hội nghị được ghi trong thông báo mời họp, chủ đầu tư hoặc đại diện chủ sở hữu căn hộ có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức Hội nghị nhà chung cư, trừ trường hợp tòa nhà trong cụm tổ chức họp Hội nghị nhà chung cư riêng theo quy định tại điểm a khoản này.”

Như vậy, chủ đầu tư tổ chức Hội nghị chung cư lần đầu của tòa nhà chung trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày chung cư được bàn giao đưa vào sử dụng và có ít nhất 50% số căn hộ đã được bàn giao.

3. Quyền biểu quyết tại Hội nghị nhà chung cư

Căn cứ vào các khoản 3, khoản 4, khoản 5 và khoản 6 Điều 18 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư, ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD, quy định quyền biểu quyết của chủ sở hữu căn hộ tại Hội nghị nhà chung cư cụ thể như sau:

“Điều 18. Thành phần tham dự và việc biểu quyết tại Hội nghị nhà chung cư

…

3. Quyền biểu quyết tại Hội nghị tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư được tính theo diện tích sở hữu riêng của chủ sở hữu căn hộ, chủ sở hữu phần diện tích khác trong nhà chung cư theo nguyên tắc 1m2 diện tích sở hữu riêng tương đương với 01 phiếu biểu quyết; nếu diện tích căn hộ có số lẻ không đủ 1m2 thì không được tính 01 phiếu để biểu quyết; trường hợp không thống nhất được về diện tích sở hữu riêng của chủ sở hữu nhà chung cư thì xác định theo diện tích ghi trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư.

Các quyết định của Hội nghị nhà chung cư được thông qua theo nguyên tắc đa số phiếu biểu quyết của các chủ sở hữu, người sử dụng tham dự Hội nghị nhà chung cư.

4. Việc biểu quyết tại Hội nghị tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư được thực hiện theo quy định tại khoản 5 Điều 145 của Luật Nhà ở; trường hợp do dịch bệnh, thiên tai mà không thể tổ chức họp trực tiếp thì họp trực tuyến hoặc trực tiếp kết hợp trực tuyến để biểu quyết nhưng phải đáp ứng đủ số lượng và thành phần tham dự Hội nghị nhà chung cư theo quy định của Quy chế này.

Đối với chủ sở hữu, người sử dụng là người khuyết tật không thể tham dự Hội nghị nhà chung cư thì lấy phiếu biểu quyết tại địa chỉ căn hộ nơi người này cư trú.

5. Chủ sở hữu căn hộ hoặc chủ sở hữu phần diện tích khác trong nhà chung cư được ủy quyền cho chủ sở hữu khác trong nhà chung cư đó hoặc người đang sử dụng nhà chung cư đó dự họp và thay mặt chủ sở hữu biểu quyết tại Hội nghị nhà chung cư.

Đối với các căn hộ thuộc tài sản công (bao gồm cả căn hộ chưa có người sử dụng) thì cơ quan đại diện chủ sở hữu dự họp và thực hiện quyền biểu quyết. Trường hợp căn hộ đang có người sử dụng mà cơ quan đại diện chủ sở hữu ủy quyền cho người sử dụng căn hộ tham gia dự họp thì người sử dụng căn hộ được dự họp và thực hiện biểu quyết tại Hội nghị nhà chung cư.

6. Trường hợp biểu quyết để thực hiện phá dỡ, cải tạo xây dựng lại nhà chung cư thì việc biểu quyết thực hiện theo quy định của pháp luật về cải tạo, xây dựng lại nhà chung cư.”

Như vậy quyền biểu quyết được tính theo diện tích sở hữu của chủ căn hộ và được thông qua theo nguyên tắc đa số bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu, được lập thành biên bản có chữ ký của các thành viên chủ trì Hội nghị và thư ký Hội nghị nhà chung cư (khoản 5 Điều 145 Luật Nhà ở).

4. Tổng đài tư vấn pháp luật qua điện thoại 

Nếu quý khách hàng còn có thắc mắc hay câu hỏi nào cần được tư vấn từ luật sư. Quý khách vui lòng liên hệ vào số Hotline 0978 333 379 hoặc liên hệ Zalo Hãng Luật BigBoss Law 0906 177 273 để được luật sư hỗ trợ nhanh chóng. Để nhận tư vấn trực tiếp tại văn phòng quý khách vui lòng đến các địa chỉ Trụ sở tại Số 25 đường GS 01, khu phố Tây B, Phường Đông Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh và Chi nhánh tại 343 đường Hùng Vương, xã Ngãi Giao, Thành phố Hồ Chí Minh. Trân trọng cảm ơn!