1. Cắt giảm và đơn giản hóa thành phần hồ sơ, điều kiện trong thủ tục bổ nhiệm công chứng viên
Một trong những điểm nổi bật của cải cách hành chính trong lĩnh vực công chứng là việc cắt giảm các giấy tờ không cần thiết trong hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên. Theo quy định tại Điều 11 Luật Công chứng 2024, người tham gia khóa đào tạo nghề công chứng phải có bằng cử nhân luật, thạc sĩ luật hoặc tiến sĩ luật. Do đó, khi nộp hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên, ứng viên không phải nộp lại bằng cấp này vì Học viện Tư pháp đã thẩm tra, xác nhận trong giai đoạn đào tạo nghề.
Điều 11 Luật Công chứng 2024: Đào tạo nghề công chứng
“1. Người có bằng cử nhân luật hoặc thạc sĩ luật hoặc tiến sĩ luật được đăng ký tham dự khóa đào tạo nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng.
2. Thời gian đào tạo nghề công chứng là 12 tháng, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này.
3. Những người sau đây có thời gian đào tạo nghề công chứng là 06 tháng:
a) Người đã có thời gian từ đủ 05 năm trở lên làm thẩm phán; kiểm sát viên; điều tra viên; thẩm tra viên chính ngành Tòa án; chấp hành viên trung cấp, thẩm tra viên chính thi hành án dân sự; kiểm tra viên chính ngành kiểm sát; trợ giúp viên pháp lý hạng II; thanh tra viên chính ngành tư pháp; chuyên viên chính, pháp chế viên chính, nghiên cứu viên chính, giảng viên chính trong lĩnh vực pháp luật;
b) Thừa phát lại, luật sư, đấu giá viên đã hành nghề từ đủ 05 năm trở lên;
c) Giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật; tiến sĩ luật;
d) Người đã là thẩm tra viên cao cấp ngành Tòa án; chấp hành viên cao cấp, thẩm tra viên cao cấp thi hành án dân sự; kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; trợ giúp viên pháp lý hạng I; thanh tra viên cao cấp ngành tư pháp; chuyên viên cao cấp, pháp chế viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật.
4. Người hoàn thành chương trình đào tạo nghề công chứng được cơ sở đào tạo nghề công chứng cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng.
5. Chính phủ quy định về cơ sở đào tạo nghề công chứng.
6. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định về chương trình khung đào tạo nghề công chứng và việc công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài.”
Nội dung này được cụ thể hóa từ Nghị định 121/2025/NĐ-CP về phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025. Việc bỏ yêu cầu nộp bằng luật trong hồ sơ bổ nhiệm công chứng viên vừa thể hiện tính khoa học, hợp lý, vừa giảm bớt thủ tục rườm rà, góp phần tiết kiệm thời gian, chi phí cho người dân.
Bên cạnh đó, để bảo đảm tính minh bạch và sự tuân thủ pháp luật, Thông tư 11/2025/TT-BTP đã bổ sung quy định về việc người đề nghị bổ nhiệm phải kê khai rõ trong văn bản đề nghị liên quan đến việc chấp hành Hiến pháp và pháp luật (ví dụ: có bị xử lý kỷ luật, xử lý vi phạm hành chính, truy cứu trách nhiệm hình sự hay không). Trong trường hợp cần thiết, Sở Tư pháp có thể tiến hành xác minh tính hợp pháp của hồ sơ theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 121/2025/NĐ-CP. Điều này vừa đơn giản hóa thủ tục, vừa bảo đảm kiểm soát chặt chẽ đối với chất lượng đội ngũ công chứng viên.
2. Đơn giản hóa thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng
Một vấn đề khác được Cục Bổ trợ tư pháp hướng dẫn trong Công văn 1290/BTTP-VP là thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng. Theo quy định mới tại Điều 21 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, hồ sơ và thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động đã được tinh giản đáng kể. Văn phòng công chứng không phải nộp lại giấy đăng ký hoạt động mà chỉ cần thực hiện thủ tục ghi nhận sự thay đổi trực tiếp vào giấy đăng ký hoạt động hiện có.
Điều 21 Nghị định 104/2025/NĐ-CP: Hồ sơ, trình tự, thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, cấp lại giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng
“1. Hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm các giấy tờ sau đây:
a) Đơn đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định;
b) Giấy tờ chứng minh nội dung đề nghị thay đổi; trường hợp bổ sung công chứng viên hợp danh thì phải có giấy tờ chứng minh đã nộp đủ số vốn góp theo thỏa thuận và 02 ảnh 2cm x 3 cm của công chứng viên được bổ sung.
Giấy tờ quy định tại điểm b khoản này là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử.
2. Văn phòng công chứng thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 26 của Luật Công chứng lập 01 bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều này, nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử về Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động hoặc ghi nhận nội dung thay đổi vào giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, đồng thời cấp thẻ công chứng viên cho công chứng viên được bổ sung, thu hồi thẻ công chứng viên của công chứng viên không còn hành nghề tại Văn phòng công chứng hoặc cấp lại thẻ công chứng viên trong trường hợp Văn phòng công chứng thay đổi tên gọi; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.
3. Hồ sơ đề nghị cấp lại giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm các giấy tờ sau đây:
a) Đơn đề nghị cấp lại giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ lý do đề nghị cấp lại;
b) Bản chính giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng trong trường hợp giấy đăng ký hoạt động bị hỏng.
4. Văn phòng công chứng bị mất, bị hỏng giấy đăng ký hoạt động theo quy định tại khoản 3 Điều 26 của Luật Công chứng lập 01 bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 3 Điều này, nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử về Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.”
Quy định này phù hợp với chủ trương cắt giảm thủ tục hành chính của Nhà nước, tránh tình trạng phải cấp phát lại nhiều loại giấy tờ gây phiền hà cho người dân và tổ chức. Đồng thời, cách làm này cũng góp phần giảm chi phí in ấn, lưu trữ và nâng cao tính tiện lợi trong quá trình quản lý.
3. Ý nghĩa của việc hoàn thiện thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng
Trước hết, việc cắt giảm và đơn giản hóa thủ tục đã góp phần nâng cao hiệu quả cải cách hành chính, đúng với tinh thần của Chính phủ trong nhiều năm qua về xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại. Lĩnh vực công chứng vốn gắn trực tiếp với đời sống dân sự, kinh tế – xã hội, vì vậy, mỗi bước cải cách đều có tác động trực tiếp, rõ rệt đến người dân và doanh nghiệp.
Thứ hai, những cải tiến này bảo đảm tính minh bạch, công bằng trong hoạt động công chứng. Việc yêu cầu người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên kê khai về việc tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, đồng thời trao quyền cho Sở Tư pháp xác minh khi cần thiết, vừa giúp tăng cường trách nhiệm của cá nhân, vừa bảo đảm chất lượng đội ngũ công chứng viên.
Cuối cùng, những thay đổi về thủ tục còn mang ý nghĩa giảm thiểu chi phí xã hội. Người dân và tổ chức khi thực hiện thủ tục công chứng sẽ không phải chuẩn bị quá nhiều giấy tờ, tránh trùng lặp, tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức. Đây cũng là một bước tiến quan trọng trong quá trình số hóa và hiện đại hóa nền hành chính công.
4. Kết luận
Công văn 1290/BTTP-VP của Cục Bổ trợ tư pháp không chỉ mang tính chất hướng dẫn nghiệp vụ cho các Sở Tư pháp địa phương mà còn là sự cụ thể hóa đường lối, chủ trương lớn của Nhà nước về cải cách thủ tục hành chính. Thông qua việc cắt giảm hồ sơ, đơn giản hóa quy trình, đồng thời vẫn giữ vững sự minh bạch và tuân thủ pháp luật, lĩnh vực công chứng đã có những bước tiến đáng kể, đáp ứng yêu cầu của xã hội hiện đại. Trong thời gian tới, cùng với việc triển khai Luật Công chứng 2024 và các nghị định, thông tư hướng dẫn thi hành, hoạt động công chứng sẽ ngày càng trở nên minh bạch, thuận lợi, góp phần quan trọng vào việc xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa và thúc đẩy phát triển kinh tế – xã hội bền vững.
5. Tổng đài tư vấn pháp luật qua điện thoại
Nếu quý khách hàng còn có thắc mắc hay câu hỏi nào cần được tư vấn từ luật sư. Quý khách vui lòng liên hệ vào số Hotline 0978 333 379 để được luật sư tư vấn. Trân trọng cảm ơn!
