Trong thực tế hiện nay, không ít trường hợp doanh nghiệp bị cơ quan chức năng nhắc nhở, xử phạt vi phạm hành chính do nộp báo cáo chậm thời hạn, không thực hiện báo cáo định kỳ hoặc kê khai thiếu, sai thông tin về lao động đang làm việc tại đơn vị. Đặc biệt, trong bối cảnh chuyển đổi số và tăng cường quản lý lao động bằng dữ liệu điện tử, việc thực hiện báo cáo đúng quy định không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình quản lý nhân sự, tham gia bảo hiểm xã hội và giải quyết các thủ tục hành chính liên quan.
1. Nộp online báo cáo tình hình sử dụng lao động 2026
Theo quy định hiện nay, người sử dụng lao động có thể nộp online qua Cổng dịch vụ công hoặc nộp trực tiếp đến Sở Nội vụ, không bắt buộc toàn bộ hồ sơ báo cáo phải nộp online.
Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP và thực hiện theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 (hết hiệu lực: 01/03/2027) về Báo cáo sử dụng lao động như sau:
“Điều 71. Báo cáo sử dụng lao động
Việc định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định số 35/2022/NĐ-CP ngày 28 tháng 5 năm 2022 của Chính phủ quy định quản lý khu công nghiệp và khu kinh tế) như sau:
Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ, cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.
Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP”
Như vậy, theo quy định, người sử dụng lao động thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ đến Sở Nội vụ thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia (nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online). Trường hợp không thể nộp online thì thì gửi báo cáo bằng bản giấy đến Sở Nội vụ, đồng thời thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải đồng thời báo cáo đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.
2. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 2026 là khi nào?
Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP và thực hiện theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động như sau:
– Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026: Trước ngày 05 tháng 6 năm 2026
– Báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026: Trước ngày 05 tháng 12 năm 2026
Lưu ý: Theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP mức phạt không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ cụ thể như sau:
“Điều 8: Vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động
1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:
…
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
…
c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định;
…”
Theo đó, không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động, người sử dụng lao động có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
Lưu ý: Mức phạt tiền nêu trên là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân (khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP)
3. Các nghĩa vụ của người sử dụng lao động
Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 6 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có các nghĩa vụ sau đây:
– Thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và thỏa thuận hợp pháp khác; tôn trọng danh dự, nhân phẩm của người lao động;
– Thiết lập cơ chế và thực hiện đối thoại, trao đổi với người lao động và tổ chức đại diện người lao động; thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc;
– Đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ năng nghề nhằm duy trì, chuyển đổi nghề nghiệp, việc làm cho người lao động;
– Thực hiện quy định của pháp luật về lao động, việc làm, giáo dục nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và an toàn, vệ sinh lao động; xây dựng và thực hiện các giải pháp phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
– Tham gia phát triển tiêu chuẩn kỹ năng nghề quốc gia, đánh giá, công nhận kỹ năng nghề cho người lao động.
4. Tổng đài tư vấn pháp luật qua điện thoại.
Nếu quý khách hàng còn có thắc mắc hay câu hỏi nào cần được tư vấn từ luật sư. Quý khách vui lòng liên hệ vào số Hotline 0978 333 379 hoặc liên hệ Zalo Hãng Luật BigBoss Law 0906 177 273 để được luật sư hỗ trợ nhanh chóng. Để nhận tư vấn trực tiếp tại văn phòng quý khách vui lòng đến các địa chỉ Trụ sở tại Số 25 đường GS 01, khu phố Tây B, Phường Đông Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh và Chi nhánh tại 343 đường Hùng Vương, xã Ngãi Giao, thành phố Hồ Chí Minh. Trân trọng cảm ơn!
CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN
