Chuyển đổi số không chỉ là xu hướng tất yếu trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0 mà còn là yêu cầu mang tính chiến lược nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và bảo đảm sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tại Việt Nam, quá trình chuyển đổi số đang được thúc đẩy mạnh mẽ theo định hướng của Chính phủ và quy định pháp luật có liên quan, trong đó doanh nghiệp là chủ thể trung tâm của quá trình này. Bài viết dưới đây, Hãng Luật Bigboss Law sẽ tập trung phân tích thực trạng, đưa ra một số ví dụ điển hình, các cấp độ, lợi ích, thời điểm và quy trình chuyển đổi số doanh nghiệp, trên cơ sở các chính sách, định hướng phát triển kinh tế số quốc gia và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.
1. Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì?
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là quá trình thay đổi về tư duy và ứng dụng công nghệ và kỹ thuật số để cải thiện hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tăng trưởng doanh thu và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Bao gồm việc sử dụng các phần mềm, ứng dụng, hệ thống thông tin, trí tuệ nhân tạo (AI), Internet of Things (IoT), điện toán đám mây,… để thu thập, phân tích dữ liệu, tự động hóa các quy trình kinh doanh và quản lý.
Chuyển đổi số cho doanh nghiệp không đơn thuần là chuyển đổi về mặt công nghệ mà còn là sự phá vỡ phương thức hoạt động truyền thống, doanh nghiệp cần không ngừng đổi mới, nâng cấp để bắt kịp với sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ và thị trường.
2. Ví dụ về chuyển đổi số trong doanh nghiệp
2.1. Viettel là doanh nghiệp chuyển đổi số thành công tiên phong ở Việt Nam
Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Quân đội (Viettel) là một trong những đơn vị tiên phong về chuyển đổi số.
Trong những năm gần đây, Viettel chứng minh được hiệu quả doanh khi tiến hành áp dụng mô hình Digital Maturity Model theo chuẩn của ™ Forum. Tiến hành chuyển đổi số rộng rãi trong 6 mảng: Chiến lược, khách hàng, văn hóa, vận hành, công nghệ và dữ liệu.
Bên cạnh đó Viettel còn áp dụng thành công giải pháp chuyển đổi số ở các hạng mục sản phẩm, dịch vụ, giải pháp công nghệ số, an ninh mạng. Đặc biệt với hạng mục chuyển đổi số vì cộng đồng với dự án Telehealth đã triển khai và kết nối thành công với hơn 2.500 cơ sở khám chữa bệnh trên toàn quốc.
Với những thành tựu tiêu biểu trên, tập đoàn Viettel được đánh giá là một trong các doanh nghiệp chuyển đổi số thành công nhất hiện nay và là đơn vị dẫn dắt số 1 Việt Nam về lĩnh vực này.
2.2. EVN – Công ty chuyển đổi số thành công trong lĩnh vực điện lực
Tập đoàn điện lực EVN cũng là cái tên thuộc top doanh nghiệp chuyển đổi số thành công tại Việt Nam. Tính đến tháng 9/2022, tập đoàn EVN đã thực hiện được 85,5% nhiệm vụ chuyển đổi số.
EVN tập trung chuyển đổi số toàn diện trên 5 lĩnh vực: Quản trị nội bộ, đầu tư xây dựng, sản xuất, kinh doanh dịch vụ khách hàng, công nghệ thông tin và viễn thông.
Trong lĩnh vực quản trị, EVN đã đạt mục tiêu 100% các đơn vị thành viên của tập đoàn đã áp dụng hệ thống Digital – Office, tất cả các báo cáo đều được sử dụng dạng điện tử, chữ ký số được áp dụng với cấp quản lý.
Ở mảng đầu từ xây dựng, EVN đã ứng dụng sổ nhật ký công trình điện tử, các biên bản nghiệm thu, quản lý hồ sơ dự án đều được luân chuyển dạng điện tử… EVN cũng là một trong những đơn vị đi đầu khi áp dụng thành công thực hiện đấu thầu qua mạng.
Một số lĩnh vực khác như sản xuất, kinh doanh, dịch vụ thuộc EVN cũng áp dụng rộng rãi công nghệ số. Tính đến nay, EVN đã lắp đặt 21,1 triệu công tơ điện tử, cung cấp 100% dịch vụ điện trực tuyến, kết nối đa kênh, đa nền tảng trên môi trường số.
3. 06 mức độ chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Mức độ chuyển đổi số của doanh nghiệp được chia thành các cấp độ cụ thể như sau:
a) Mức 0 – Chưa chuyển đổi số: Doanh nghiệp hầu như chưa có hoạt động nào hoặc có nhưng không đáng kể các hoạt động chuyển đổi số;
b) Mức 1 – Khởi động: Doanh nghiệp đã có một số hoạt động ở mức độ khởi động việc chuyển đổi số của doanh nghiệp;
c) Mức 2 – Bắt đầu: Doanh nghiệp đã nhận thức được sự quan trọng của chuyển đổi số theo các trụ cột và bắt đầu có các hoạt động chuyển đổi số doanh nghiệp trong từng trụ cột của chuyển đổi số. Chuyển đổi số bắt đầu đem lại lợi ích trong hoạt động của doanh nghiệp cũng như trải nghiệm của khách hàng;
d) Mức 3 – Hình thành: Việc chuyển đổi số doanh nghiệp đã cơ bản được hình thành theo các trụ cột ở các bộ phận, đem lại lợi ích và hiệu quả thiết thực cho các hoạt động của doanh nghiệp cũng như trải nghiệm của khách hàng. Doanh nghiệp đạt chuyển đổi số mức 3 là bắt đầu hình thành doanh nghiệp số;
đ) Mức 4 – Nâng cao: Chuyển đổi số của doanh nghiệp được nâng cao một bước. Nền tảng số, công nghệ số, dữ liệu số giúp tối ưu nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và trải nghiệm khách hàng. Doanh nghiệp đạt chuyển đổi số mức 4 cơ bản trở thành doanh nghiệp số với một số mô thức kinh doanh chính dựa trên nền tảng số và dữ liệu số;
e) Mức 5 – Dẫn dắt: Chuyển đổi số doanh nghiệp đạt mức độ tiệm cận hoàn thiện, doanh nghiệp thực sự trở thành doanh nghiệp số với hầu hết phương thức kinh doanh, mô hình kinh doanh chủ yếu dựa trên và được dẫn dắt bởi nền tảng số và dữ liệu số. Doanh nghiệp có khả năng dẫn dắt chuyển đổi số, tạo lập hệ sinh thái doanh nghiệp số vệ tinh.
Bộ TT&TT sẽ thẩm định, đánh giá mức độ chuyển đổi số của doanh nghiệp dựa trên kết quả tự đánh giá của doanh nghiệp và đánh giá của tư vấn độc lập hoặc đánh giá của Sở TT&TT. Trường hợp cần thiết Bộ TT&TT có thể tổ chức đánh giá trực tiếp đối với doanh nghiệp.
Doanh nghiệp đã được Bộ TT&TT thẩm định, đánh giá sẽ được cấp Chứng nhận mức độ chuyển đổi số và được sử dụng Chứng nhận này để quảng cáo thương hiệu cũng như đăng ký tham gia các chương trình chuyển đổi số doanh nghiệp và các đề án chuyển đổi số của cơ quan nhà nước.
4. Tầm quan trọng của chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Một doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi số vì nhiều lý do, nhưng cho đến nay, lý do chính là: Đó là vấn đề sống còn. Có thể thấy, trước đại dịch Covid-19, khả năng thích ứng linh hoạt của một tổ chức với khó khăn về sự gián đoạn chuỗi cung ứng, áp lực thị trường, kỳ vọng của khách hàng,… là rất quan trọng.
Mục đích cuối cùng của chuyển đổi số trong doanh nghiệp là sự tồn tại và sức mạnh trong tương lai, nhưng các sáng kiến về chuyển đổi số đã mang lại nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp, bao gồm:
Hiệu suất và hiệu quả tăng lên
Việc triển khai các công nghệ góp phần giảm sai sót và đẩy nhanh tiến độ đưa sản phẩm ra thị trường. Trong khi đó, quy trình kinh doanh được cải tiến nhờ công nghệ kỹ thuật số, từ đó giúp tăng năng suất và hiệu quả kinh doanh.
Cung cấp lượng thông tin lớn một cách chi tiết
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp cho phép đội ngũ nhân sự có quyền truy cập vào lượng lớn dữ liệu một cách chi tiết. Theo đó, họ có thể theo dõi, đo lường các loại chỉ số, tỷ lệ chuyển đổi, giá trị khách hàng, sự hài lòng của khách hàng,…
Điều này không chỉ cho phép doanh nghiệp sắp xếp dữ liệu một cách trực quan, rõ ràng và dễ truy cập mà còn cho phép đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu này. Nhờ đó, các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định linh hoạt hơn.
Duy trì tính cạnh tranh của doanh nghiệp
Chuyển đổi số trong cuộc cách mạng 4.0 đã trở thành vấn đề sống còn của hầu hết doanh nghiệp. Bây giờ đó không còn là sự chọn lựa, mà là điều sớm muộn để duy trì tính cạnh tranh.
Các doanh nghiệp cần lựa chọn công nghệ phù hợp để đáp ứng quá trình chuyển đổi số, đồng thời làm hài lòng khách hàng trong cả hiện tại và tương lai.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Khách hàng ngày nay có nhiều thay đổi trong kỳ vọng và xu hướng mua hàng, họ yêu cầu cá nhân hóa và điều này cần đến chuyển đổi số. Việc cá nhân hóa giúp trải nghiệm khách hàng tốt hơn, khiến khách hàng cảm thấy mình đặc biệt với doanh nghiệp.
Chuyển đổi số giúp phân tích dữ liệu khách hàng một cách nhanh chóng và chi tiết. Nhờ đó có thể nâng cao trải nghiệm và mong đợi của khách hàng.
Thúc đẩy mối liên kết giữa các phòng ban
Chuyển đổi số cho phép đội ngũ nhân sự giữa các bộ phận/ phòng ban trong doanh nghiệp giao tiếp dễ dàng và linh hoạt hơn. Bằng cách sử dụng các nền tảng quản trị tự động hóa, các bộ phận/ phòng ban có thể dễ dàng chia sẻ dữ liệu, thông tin ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào. Nhờ đó giúp tăng cường liên kết giữa các phòng ban.
Nâng cao hiệu quả và giảm chi phí cho doanh nghiệp
Chuyển đổi số là quá trình tốn kém nhiều chi phí của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi chuyển mình thành công, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa chi phí cho các hoạt động. Chẳng hạn như công nghệ thực tế ảo mô phỏng trực quan sản phẩm mới của doanh nghiệp, mà không cần phải xây dựng, sản xuất chúng trước.
Ngoài ra, vấn đề lưu trữ dữ liệu giờ đây đã có điện toán đám mây và có thể được quản lý bởi các nhà cung cấp. Nhờ đó, có thể giúp nhân viên có thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ khác, mang lại nhiều giá trị kinh doanh hơn, đồng thời đơn giản hóa việc lưu trữ dữ liệu.
5. Khi nào nên bắt đầu chuyển đổi số doanh nghiệp
Giữa bối cảnh nền kinh tế có nhiều khó khăn, thị trường biến động, hành vi và yêu cầu của khách hàng thay đổi liên tục, chuyển đổi số trở thành một xu thế không thể đảo ngược. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần chuyển đổi càng sớm càng tốt nếu không muốn bị bỏ lại phía sau.
Theo xu hướng chung, mọi cá nhân, tổ chức đều sẽ phải chuyển đổi số, không ai có thể đứng ngoài cuộc. Nếu chậm chân, sẽ có khoảng cách lớn giữa các tổ chức, doanh nghiệp, lĩnh vực đã thực hiện và chưa thực hiện chuyển đổi số và khoảng cách đó sẽ dần được nới rộng theo cấp số nhân.
Thời điểm chính xác để bắt đầu chuyển đổi số có thể khác nhau tùy theo điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, có một số tín hiệu rõ ràng cho thấy doanh nghiệp nên cân nhắc bắt đầu chuyển đổi số:
Thị trường đang thay đổi: Khi có sự xuất hiện của các đối thủ mới sử dụng công nghệ hoặc khi khách hàng bắt đầu yêu cầu dịch vụ số hóa, đó là thời điểm doanh nghiệp nên nghiêm túc xem xét chuyển đổi số.
Yếu tố chi phí: Nếu việc vận hành doanh nghiệp hiện tại đang tốn nhiều chi phí và thời gian, chuyển đổi số trong doanh nghiệp có thể giúp tối ưu hóa và tiết kiệm nguồn lực.
Khó khăn trong quản lý dữ liệu: Sự tăng trưởng nhanh chóng của dữ liệu có thể làm quá tải hệ thống hiện tại và làm giảm hiệu suất. Đây là lúc cần phải số hóa để quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.
Mất khả năng cạnh tranh: Khi phát hiện doanh nghiệp mình bắt đầu mất điểm so với đối thủ cạnh tranh, đó là dấu hiệu cần phải cập nhật và số hóa để đảm bảo vị trí trên thị trường.
Yêu cầu cải tiến từ khách hàng: Khi người tiêu dùng hoặc các đối tác kinh doanh bắt đầu yêu cầu tính năng, dịch vụ số hóa hoặc yêu cầu cao hơn về an toàn thông tin, đây là thời điểm cần phải thực hiện chuyển đổi số.
Cơ hội mở rộng: Khi doanh nghiệp có cơ hội tiếp cận một thị trường mới hoặc mở rộng dịch vụ, việc áp dụng công nghệ số có thể làm tăng tốc quá trình này.
Đối với các nhà quản lý cấp trung và giám đốc doanh nghiệp, việc nhận biết được những tín hiệu này và hành động một cách nhanh chóng sẽ là yếu tố quyết định để doanh nghiệp không bị tụt hậu và tiếp tục phát triển mạnh mẽ trong kỷ nguyên số hóa.
6. Các bước chuyển đổi số cho doanh nghiệp
Chuyển đổi số là một quá trình mang tính chiến lược, dài hạn, đồng thời đòi hỏi sự cam kết từ toàn bộ tổ chức. Để thúc đẩy sự thay đổi và đạt được thành công trong kỷ nguyên số hóa, thông thường quá trình chuyển đổi số trải qua 5 các bước cơ bản đi từ thực trạng và mục tiêu của doanh nghiệp.
Bước 1: Xác định thực trạng và mục tiêu chuyển đổi số
Với mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có đặc thù kinh doanh và cấu trúc riêng. Không có mẫu số chung cho việc xác định mục tiêu cho chuyển đổi số nên doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu chuyển đổi số giải bài toán gì, nỗi đau gì cho doanh nghiệp. Ví dụ như tối ưu hóa nhân sự, tối ưu chi phí, trải nghiệm khách hàng,…
Đánh giá về mọi mặt như nhân sự, tài chính, công nghệ, văn hóa,… từ đó xác định mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp với chuyển đổi số.
Bước 2: Lên kế hoạch và các chiến lược chuyển đổi số
Từ mục tiêu, nguồn lực, định hướng,… doanh nghiệp xây dựng kế hoạch, chiến lược chuyển đối số và truyền thông đầy đủ các thông tin trong chiến lược để nhân sự các bộ phận có định hướng công việc. Một kế hoạch càng chi tiết, việc chuyển đổi số trong doanh nghiệp càng được thực hiện hiệu quả.
- Thời gian chuyển đổi
- Các phòng ban áp dụng
- Quy trình áp dụng
- Công việc nhân sự cần thực hiện
- Chi phí thực hiện
Bước 3: Ứng dụng công nghệ mới, số hóa các data, tài liệu và quy trình
Đây là bước nền tảng nhất trong quy trình chuyển đổi số. Sau khi đã lựa chọn được mục tiêu, lên kế hoạch đầy đủ cho việc chuyển đổi số thì việc số hóa tài liệu và lựa chọn các ứng dụng từng phần là yếu tố cốt lõi của quá trình. Tùy vào nhu cầu và mục tiêu chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể từng bước áp dụng công nghệ để số hóa hoạt động của các bộ phận.
Các công nghệ cơ bản mà doanh nghiệp cần có trong chuyển đổi số bao gồm:
– Hệ thống báo cáo tất cả các phòng ban
- Báo cáo chỉ số kinh doanh
- Chỉ số vận hành
- MIS – Management Information System
– E-Office: Quản lý chứng từ online
– ERP: Hệ thống quản trị tập trung
– HRM: Human Resource Management
– eKPI: KPI được số hóa
Bước 4: Chuẩn bị và lên kế hoạch phát triển nhân lực
Nhân sự là một trong ba yếu tố cấu thành của chuyển đổi số. Trong đó, không phải tất cả các nhân sự thuộc doanh nghiệp có đủ khả năng và trình độ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu. Vậy doanh nghiệp cần có các kế hoạch rõ ràng để có được nguồn nhân sự phù hợp trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp như:
- Bổ sung thêm nhân sự phát triển
- Có kế hoạch đào tạo các nhân sự hiện tại của doanh nghiệp
Bước 5: Đánh giá và cải thiện lại quy trình
Doanh nghiệp cần triển khai cẩn thận, đầy đủ, lựa chọn những gì phù hợp và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp
Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp có thể tìm ra các ưu nhược điểm của từng yếu tố, đánh giá, điều chỉnh lại quy trình áp dụng chuyển đổi số để nâng cao hiệu quả quá trình này.
Doanh nghiệp có thể thực hiện bằng cách liên tục đặt và trả lời các câu hỏi:
- Liệu sự chuyển đổi đang diễn ra có dẫn đến thay đổi tích cực cả trong nội bộ và với khách hàng không?
- Kết quả có đạt được như kế hoạch hay không? Cần thay đổi, cải thiện điều gì để chuyển đổi số hiệu quả hơn?
7. Tổng đài tư vấn pháp luật qua điện thoại
Nếu quý khách hàng còn có thắc mắc hay câu hỏi nào cần được tư vấn từ luật sư. Quý khách vui lòng liên hệ vào số Hotline 0978 333 379 để được luật sư tư vấn. Trân trọng cảm ơn!
